Popis članova koji izdrži i uvid i reviziju.

Što popis sadrži

Članak 12. Zakona o udrugama propisuje minimum: ime i prezime odnosno naziv za pravnu osobu, OIB, datum rođenja, datum pristupanja, kategoriju članstva ako je statut predviđa i datum prestanka članstva. Sve to sustav vodi kao obvezno.

Ostalo je vaše: kontakt podaci s privolama po kanalu, adresa, zanimanje, sekcija, veličina majice, glasovni registar, čin — polja definirate sami, a ona koja su osjetljiva označe se i tada im pristup ovisi o ovlasti.

Kategorije i statusi

Redovni, pridruženi, počasni, podupirući — kategorije određuju plaća li se članarina i ima li član pravo glasa. Status člana ima svoj tijek: zahtjev, prijem, aktivan, miruje, istupio, isključen. Prijelazi se bilježe s datumom i razlogom, umjesto da se stanje pogađa iz četiri polja koja se ne slažu.

Prijava koja ne završi u e-pošti tajnika

Obrazac za učlanjenje stoji na vašoj stranici i puni pristupnice u sustavu. Pristupnica ide na odobrenje po pravilu koje ste postavili — predsjednik podružnice, upravni odbor ili tajnik — i tek odobrenjem nastaje član s brojem i prvim zaduženjem.

Odbijena pristupnica ostaje zabilježena s razlogom. Podaci onoga tko nikad nije postao član brišu se po roku, automatski.

Pravila umjesto ručnog zaduživanja

Pravilo članarine opisuje na koga se odnosi i koliko iznosi: „godišnja, za aktivne zaposlene članove“, „mjesečna, za nositelje javnih dužnosti“, „po kategoriji, s popustom za obitelj“, „postotak plaće, s obustavom preko poslodavca“. Sustav po pravilu jednom godišnje ili mjesečno stvori zaduženja za sve na koje se odnosi.

• Zaduženje i uplata su dvije stvari. Jedna uplata može zatvoriti više zaduženja, a djelomično plaćeno zaduženje ostaje vidljivo kao takvo.
• Iznos ima razdoblje valjanosti. Promjena članarine ne mijenja povijest — zaduženje iz 2023. ostaje s tadašnjim iznosom i valutom.
• Storno je status s razlogom, nikad brisanje. Evidencija se može rekonstruirati unatrag.
• Uplatnica nosi poziv na broj koji sustav sam prepoznaje pri uvozu izvoda, pa se uplate ne prepisuju ručno.
• Potvrda o uplati ima redni broj po godini i generira se iz podataka, s tragom o slanju.

Uz uključen modul Financije svaka uplata je ujedno knjižena na fond podružnice po ključu raspodjele. Kako to radi.

Skupština bez ručnog popisa pozvanih

Tko je pozvan na sjednicu ne prepisuje se — to je sastav tijela na dan zasjedanja, plus tko god ima funkciju označenu kao delegatsku, plus ručno dodani gosti. Promijeni li se sastav prije sjednice, sustav zna koje pozive povući, a koje je netko dodao rukom.

• Ulaznica s kodom, jednokratna; prisutnost se bilježi skeniranjem ili ručno.
• Punomoć: zamjenik je zaseban sudionik, a stara ulaznica prestaje vrijediti.
• Kvorum se računa iz prisutnosti, glasanje po točkama dnevnog reda.
• Zapisnik odlazi u urudžbeni zapisnik i dobiva KLASU, ako je taj modul uključen.

Popis koji se koristi, a ne samo čuva

Segment je spremljeni upit: članovi jedne podružnice koji nisu platili prošlogodišnju članarinu, članovi mlađi od 30 s privolom za obavijesti, nositelji funkcija kojima mandat istječe u sljedeća tri mjeseca. Iz segmenta ide obavijest e-poštom ili SMS-om, poziv na događanje ili izvoz.

Izvještaji pokrivaju kretanje članstva po jedinicama, naplatu članarine i dužnike, sastav tijela na datum i evidenciju uvida u popis članova.

Portal za članove — vlastiti pregled podataka, plaćanje članarine i digitalna iskaznica — dolazi u kasnijoj fazi. Stanje razvoja.