Jezgra koja zna tko je tko, gdje i po kojoj osnovi.

Jedinice, tijela, funkcije, mandati

Većina programa za članstvo ima ugrađen fiksni broj razina — obično jednu ili dvije. Statuti to ne poštuju: savez ima klubove, stranka ima zajednice podružnica, podružnice i ogranke, mala udruga nema ništa ispod sebe. Ovdje je ustroj stablo proizvoljne dubine, a vrste jedinica određujete vi.

Odvojeno od stabla stoje tijela — skupština, upravni odbor, nadzorni odbor, sud časti, sekcija — jer isto tijelo može postojati na više razina. Funkcija je uloga u tijelu ili izvan njega, a mandat spaja osobu, funkciju i razdoblje.

Članstvo u tijelu po funkciji

Statut često kaže da netko po svojoj funkciji ulazi u druga tijela. To se ovdje opisuje jednom, kao pravilo funkcije, i nakon toga se izvedena članstva stvaraju i gase sama. Kad mandat istekne, s njim padaju i sva izvedena članstva, ovlasti u aplikaciji i obveze koje su iz funkcije proizlazile.

Povijest se čuva

Mandat ima početak i kraj, pa se sastav bilo kojeg tijela može rekonstruirati na bilo koji datum unatrag — što je jedini način da se kasnije dokaže tko je smio potpisati odluku od prije tri godine.

Osoba nije član — osoba je osoba

Član, simpatizer, volonter, donator, pošiljatelj dopisa i korisnik usluge mogu biti ista osoba. U adresaru postoji jedan zapis, a članstvo je odnos te osobe i organizacije, s vlastitim brojem, statusom i poviješću. Ista osoba može imati i više odnosa istovremeno.

Uz osobe adresar vodi i pravne subjekte — tvrtke, ustanove, druge udruge — pa savez čiji su članovi klubovi radi bez zaobilaznih rješenja.

Polja koja su vaša

Osim zakonskog minimuma, svaka organizacija dodaje svoja polja: veličina majice u sportskom klubu, glasovni registar u zboru, čin u vatrogasnom društvu. Polja se označe kao osjetljiva ako to jesu, i tada im pristup ovisi o ovlasti.

Tko što smije, i dokle?

Ovlast nije samo „administrator ili korisnik“. Ovlast je uloga (skup dopuštenja) i opseg na kojem vrijedi: cijela organizacija, jedna podružnica sa svime ispod nje, samo ta podružnica, jedno tijelo, jedan fond, jedna urudžbena knjiga ili samo vlastiti podaci.

• Referent članstva podružnice vidi svoje članove, ne i susjedne.
• Tajnik tijela vodi sjednice svog tijela i ništa drugo.
• Blagajnik podružnice vidi stanje svog fonda, ne i središnjeg.
• Ovlast može imati rok — zamjena za vrijeme godišnjeg odmora prestaje sama.

Provjera je na jednom mjestu, ispred pristupa podacima, a ne u svakom ekranu posebno. Ekran samo skriva ono što bi sustav ionako odbio.

Ovlast koja dolazi iz mandata

Predložak može reći: tko je izabran za tajnika, dobiva ulogu tajnika na svojoj jedinici. Prestankom mandata ovlast se povlači bez ičije intervencije — to je najčešći propust u organizacijama koje ovlasti dodjeljuju ručno.

Tijekovi odobravanja i numeracija

Prijem člana, isplata iz fonda, izlučivanje gradiva ili potvrda kandidature prolaze kroz korake koje vi opisujete: tko predlaže, tko odobrava, od kojeg iznosa trebaju dva potpisa. Svaki korak ostavlja trag s vremenom i osobom.

Brojevi — članski broj, KLASA i URBROJ, redni broj potvrde o uplati, broj naloga — dolaze iz numeracijskih nizova sa zaključavanjem, pa dva istovremena unosa ne mogu dobiti isti broj. Format niza je postavka organizacije.

Izmjena se ne može izgubiti

Svaka izmjena zapisuje se sa starom i novom vrijednošću, korisnikom i vremenom. U organizacijama koje vode osjetljive podatke bilježi se i sam pregled podatka, jer je za članstvo u stranci ili sindikatu upravo pregled ono što treba moći objasniti.

Zapisi traga se ne mijenjaju i ne brišu iz aplikacije. Stavke se ne brišu ni inače — storno je status s razlogom, pa se povijest zaduženja i uplata može rekonstruirati godinama unatrag.

Veze prema van

• Javna web-stranica može povlačiti popis tijela, vijećnika, događanja i vijesti izravno iz sustava, umjesto da se održava ručno na dva mjesta.
• Obavijesti i ankete idu prema vašim postojećim alatima za e-poštu i SMS, po segmentu i uz privole.
• Knjigovodstvo dobiva izvoz koji mapira na svoj kontni plan; sustav ne vodi glavnu knjigu.
• Izvoz svega u strojno čitljivom obliku dostupan je organizaciji u svakom trenutku, bez traženja.

Gdje sustav radi

Uobičajeno kao usluga, na vlastitoj infrastrukturi u Hrvatskoj — podaci ne napuštaju zemlju. Organizacije koje ugovorom traže fizički odvojenu bazu ili instalaciju na vlastitom poslužitelju dobivaju isto; arhitektura to od početka predviđa. Poslovanje tvrtke certificirano je prema ISO 9001 i ISO/IEC 27001 (DNV).